ERP untuk Industri Kelapa Sawit

Sektor perkebunan kelapa sawit merupakan penghasil devisa nonmigas terbesar di tanah air. Sayang, sektor ini belum digarap secara profesional. Hampir 80% industri kelapa sawit yang menghasilkan crude palm oil (CPO) belum memanfaatkan IT, khususnya aplikasi enterprise resource planning (ERP), untuk mengintegrasikan proses bisnis mereka dari hulu ke hilir. Akibatnya, perusahaan tidak dapat memantau proses produksi dan menanggulangi kemungkinan-kemungkinan turunnya produksi sejak awal.

Karakteristik Industri Kelapa Sawit

Harga komoditas kelapa sawit sangat ditentukan oleh kebutuhan pasar dan kebijakan pemerintah. Perusahaan sama sekali tidak dapat mengontrol harga, demikian pula dengan suplai kelapa sawit karena hasilnya sangat bergantung pada kondisi alam yang sulit untuk diprediksi. Dengan kata lain, terdapat beberapa faktor dalam proses produksi dan penentuan harga yang tidak bisa dikontrol sepenuhnya oleh perusahaan.

Saat ini, harga kelapa sawit sedang tinggi karena selain dibutuhkan untuk industri pangan dan kimia, sekarang muncul euforia untuk menggunakan CPO sebagai bahan bakar pengganti minyak bumi, khususnya di negara-negara Eropa. Sedangkan suplai CPO dunia ditentukan oleh Indonesia, sebagai produsen CPO terbesar di dunia sejak 2007, dan Malaysia di urutan kedua.

Booming permintaan minyak kelapa sawit di negara-negara Eropa, selain sebagai bahan bakar alternatif, juga dipicu oleh hasil penemuan pada 2005 yang mengungkapkan bahwa minyak goreng dari kelapa sawit merupakan minyak goreng yang tersehat. Kandungan senyawa kimia alaminya mampu meluruhkan kolesterol yang tersimpan di dalam tubuh manusia.

Tidak mengherankan jika industri kelapa sawit sekarang menyedot perhatian para investor dari luar negeri. Tingginya permintaan CPO dunia dan antusiasme para investor belum mendapatkan respons yang seimbang. Industri CPO di Indonesia masih bertumbuh secara horizontal. Artinya, peruahaan-perusahaan memperbanyak lahan, memperluas dan mengakuisisi kebun dan sebagainya. Seperti yang kita ketahui, pada titik tertentu pertumbuhan lahan akan terhenti, baik secara fisik maupun kualitas.

ERP untuk Industri Kelapa Sawit

Selain harga yang ditentukan sepenuhnya oleh pasar serta kebijakan pemerintah, karakteristik lainnya dari industri CPO adalah padat modal. Perusahaan harus mempersiapkan investasi untuk tiga tahun pertama, ketika perkebunan belum berproduksi. Jika investasi terhenti di tahun kedua, misalnya, maka semua modal yang telah ditanamkan akan hilang.

Di luar faktor-faktor di atas, terdapat beberapa faktor yang dapat dikontrol oleh perusahaan, yakni biaya langsung dan tidak langsung, efisiensi, dan produktivitas. Tantangan bagi setiap perusahaan adalah bagaimana mengintegrasikan dan mengontrol proses bisnis, mengatur lalu lintas logistik dan keuangan.

Selama ini, banyak industri kelapa sawit yang masih menerapkan manajemen tradisional. Sehingga masalah-masalah kecil yang berdampak besar bagi perusahaan kerap terjadi, misalnya pihak manajemen yang melakukan transaksi penjualan tanpa mengetahui persis jumlah CPO yang tersedia di pabrik mereka. Belum lagi kebocoran-kebocoran di lapangan yang bisa mencapai 8% tidak dapat terkontrol oleh pihak manajemen.

Satu-satunya solusi dari permasalah ini adalah menerapkan ERP yang memantau setiap proses bisnis yang berlangsung di industri kelapa sawit dari hulu ke hilir. Dengan aplikasi ini, perusahaan dapat mengintegrasikan dan mengontrol setiap proses bisnis yang berlangsung, mulai dari perkebunan, pabrik pangolahan, kantor cabang, dan kantor pusat. Perusahaan juga dapat menghitung setiap aktivitas yang dilakukan, membandingkan kondisi sebelum dan keadaan sesudah sebuah aktivitas dilaksanakan.

Dari sisi logistik, untuk menekan biaya, perusahaan dapat melakukan sentralisasi pembelian bibit, pupuk, dan sebagainya, serta mengatur keluar masuk barang sesuai dengan wilayah yang membutuhkannya. Perusahaan juga mampu menghitung setiap biaya dan anggaran yang dibutuhkan dalam setiap aktivitas, mengontrol transaksi dari beberapa perkebunan dan perusahaan, mempersingkat financial close-cycle, serta pajak yang harus dibayarkan.

Tantangan Penerapan ERP

Tantangan terbesar penerapan ERP di industri-industri kelapa sawit di Indonesia terletak pada kesadaran pelaku industri ini bahwa mereka membutuhkan peningkatan efisiensi dan efektivitas dalam setiap proses bisnis yang berlangsung di perusahaan mereka. Selama ini, penyebab rendahnya perhatian perusahaan kelapa sawit terhadap pemanfaatan IT di lingkungan perusahaan mereka adalah luasnya lahan garapan mereka serta kebun yang masih berproduksi.

Di Malaysia, semua industri kelapa sawit telah memanfaatkan IT. Mereka mendapat sokongan penuh dari pemerintah Malaysia yang membangunkan infrastruktur komunikasi di wilayah-wilayah perkebunan dan pengolahan kelapa sawit. Walaupun dari luas areal lahan dan produksi CPO Indonesia melampaui Malaysia, namun dari segi keuntungan, Malaysia jauh di atas Indonesia.

Selain masalah kesadaran, perusahaan juga harus mempersiapkan perangkat-perangkat yang dibutuhkan untuk menunjang aplikasi ini. Perangkat yang paling kritikal, selain penyiapan SDM yang melek IT, adalah jaringan komunikasi data. VSAT merupakan solusi jaringan komunikasi data bagi lokasi perkebunan dan kantor cabang yang biasanya terletak jauh dari kota dan belum terjangkau jaringan komunikasi terrestrial. Selain memanfaatkan VSAT sebagai pendukung aplikasi ERP, perkebunan dapat menggunakannya untuk VoIP, videoconference, video surveillance, dan lain-lain.